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对外查询:允许他人查询表单数据

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是否支持此功能 ✔️ ✔️ ✔️ ✔️ ✔️

你可以开启表单的「对外查询」功能,让其他人通过查询链接来查看相关信息。

使用场景

  • 快递单号查询
  • 成绩查询
  • 任何用于填写人查询所填数据的场景

使用前准备

以制作一个成绩查询系统为例,如果要实现填表人查询自己填写的信息,以及考试后的成绩分数,我们看看要准备哪些内容。

  1. 需要一个表单,且存在可被查询的数据。数据可以是你自行创建的考试表单,也可以从 Excel 直接上传考生成绩数据。(点击查看从 Excel 创建表单
  2. 添加一个单行文字字段,并设为隐藏。这样填表人就看不到「成绩」字段,而你可以在考试完成后,从表单数据页面为每条考试数据填写考试成绩信息。

使用方法

准备好表单后,进入表单设置——查询与分享,点击「创建对外查询地址」。

一、创建对外查询地址

你可以在弹窗分别设置「对外查询的标题」以及「查询条件」。

1.设置对外查询标题

2.设置查询条件

为了满足不同复杂程度的查询场景,我们为查询条件提供了两种模式。

a. 简单模式:只需要设置一个查询条件即可,适合于大多数普通场景。

b. 高级模式:你可以设置多个查询条件,并且可以为查询条件设置「或」和「且」的关系,只有满足所设条件,才能查询到相关数据。适用于复杂场景的对外查询。

  • 高级模式中的「或」关系:查询人满足任一条件即可查询。即填对了「姓名」或「手机」就可以查询到相关信息。
  • 高级模式中的「且」关系:查询人需要同时满足多个查询条件才能查询。即「姓名」和「手机」都要匹配才能查到相关信息。

二、勾选允许被查询的数据

在这里可以勾选你允许查询者查看的数据,如果不希望被查询到,可以取消勾选。

如果你的数据中有个人敏感信息,可开启「隐私保护」,系统将对这些信息做模糊处理。

三、自定义头图和文案

你可以在对外查询页面上传图片,露出你的品牌标识或展示产品陈列,更有利于你的品牌推广。

你可以为查询页面书写一段文字公告,并为查询成功/失败的情况分别展示提示。支持插入网址,记得在网址后添加一个空格。

四、发布查询链接

每个表单都有独立的查询链接,与表单填写链接不一样,要注意区分。

创建多个查询地址和结果分享地址「企业协作版以及上套餐版本支持」

你可以对于不同的人设置不同的查询结果啦。例如,你是一个HR,需要给每个部门的负责人,开放查看自己部门人员情况的权限,即可通过创建多条查询和结果,将地址发给对应部门负责人来实现。

查询链接有以下几种发布方式,可根据自己的场景取用:

  1. 以超链接的形式插入表单填写页面,告知填表人如果填写过表单,可前往此处查询。 点击查看如何在表单中插入超链接
  2. 填写表单提交后,直接跳转到查询页面。点击查看如何设置跳转链接

当然,你也可以像发布任何消息一样,将其直接发送给你的QQ/微信好友,微信朋友圈等等。 点击此处体验「对外查询」

注意事项

a.表单数据限制

数据量超过 2 万条后,对外查询功能将自动关闭。请保持数据量在 2 万条以下,及时删除不需要的数据

b.可作为查询条件的字段

单行文字、多行文字、单项选择、下拉框、数字、日期、网址、姓名、手机、邮箱、电话、表单关联、计算字段。

除以上字段外,扩展属性、交易号和确认码也可作为查询条件。

c. 5 分钟缓存

对数据进行的操作(提交、修改、删除),5 分钟后才会在公开查询页面生效。

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