自动化:对指定人员/群自动发送通知

「自动化」是由一个或者多个触发条件与一个或多个执行动作组成的自动执行任务。当预设条件达成,就会自动触发后续动作的执行。帮助你完成消息提醒、业务流程、数据协作等一系列工作,减少手动、繁琐且重复性的人为操作,提升效率。

我们在工作中时常面临一些问题,比如:

  • 当有新的流程审批发起时,如何迅速通知相关人员;

  • 当流程化工作开展时,如何在上一环节结束后立刻通知并推动下一环节接手;

  • 按周期重复的工作,如何自动开展,而不是定时提醒我来做。

     

你可以在表单右上角点击「自动化」按钮,在弹出的自动化窗口中选择适合的模板设置自动化任务。


一、选择触发条件

触发条件是指:告知系统在什么条件下触发此自动化任务。预设触发条件包括:新增数据、修改数据、数据中的日期(时间)相关、自然时间到达等。

  • 新增数据」:当表单有新数据提交,或者从后台「数据」页面添加的数据,就会触发自动化任务的执行。 比如:新增预约数据提醒、给参加线下活动的人员推送活动详情。

  • 修改数据」:当任意数据发生了变动(修改)时,并满足特定条件时触发。主要用于审核场景下,审核通过的数据触发下一步流程。

  • 表单包含支付」:对于配置了微信支付功能的表单,当数据已支付/超时未支付,并满足特定条件时可使用该触发条件。 比如:支付成功通知财务、超时未支付就通知填表人重新填写表单再次支付。

  • 基于数据中的日期」:当数据中包含日期字段时,我们可以设置和这个日期相关的条件,就像给每条数据设定了闹钟,以便于在特定时间,触发相关动作。 比如:在每年员工、客户生日当天发送祝福。

  • 定时触发」:一个基于自然时间的触发条件,时间到达自动触发。适用于周期性的重复任务,设定按每天、每周几、每月几号触发。 比如:设置每月 1 日开月度会议,每周五下午五点写周报等。


二、选择执行动作

执行动作是指:在触发条件满足的情况下进行的动作。当前可支持的执行动作包括:发送短信、发送邮件、发送到钉钉、发送到企业微信、发送 Webhook。

发送短信/邮件

示例背景:公司举办座谈会发布报名表,对填写报名表的人员发短信/邮件,通知座谈会地点。

1)在自动化设置窗口点击「新建任务」,触发条件选择“新增数据”,点击保存按钮

2)第二步,选择短信/邮件触发,编辑需要发送的短信/邮件内容,点击保存按钮。在「自动化」中创建短信/邮件任务和 填表后自动发短信、邮件 功能操作设置类似。

⚠️注意:

1.如果需要给填写者发短信或邮件,请先在表单编辑页面添加「手机」或「邮箱」字段。

2.短信/邮件推送会消耗套餐中的短信/邮件量,点击查看不同套餐版本支持的用量

3.表单数据页面,点击「添加数据」,手动添加的数据会触发新增数据提醒任务;通过「 Excel 导入」的数据,不会触发新增数据提醒任务。

3)自动化设置短信任务的视频教程。

4)自动化设置邮件任务的视频教程。

发送到企业微信

示例背景:员工填写请假表单后,系统自动将请假内容发送到企业微信群里,并提醒直属上级及时处理。

1)第一步,先在企业微信群里创建一个企业微信机器人,并获取机器人的 Webhook 地址。

如下图所示,在 PC 端或移动端,打开一个内部群聊(外部群不支持)去创建机器人,机器人添加完成后就显示对应的 Webhook 地址。

PC端
移动端

2)第二步,创建自动化任务推送到企业微信群。

步骤:触发条件选择「新增数据」,执行「推送到企业微信」。然后将企业微信群机器人的 Webhook 地址添加到「企业微信 Webhook 地址」中,编辑要发送的内容、设置企微中需要提醒成员的手机号。任务配置完成,点击弹窗右上角开关即可开启任务。

⚠️注意: 可以输入群内成员企业微信绑定手机号,使用回车或空格区分多个,如果要通知群内所有人,请输入「 @all 」。

发送到钉钉

示例背景:工作日每天下午 17 点,用企钉钉群机器人发消息提醒团队成员写工作日报。

1)第一步,先在钉钉群里创建一个群机器人,并获取机器人的 Webhook 地址。

选择需要添加机器人的群聊,如下操作:

  1. 依次点击「群设置——机器人——添加机器人」;

  2. 选择「自定义机器人」后,输入你为机器人设定的名字;

  3. 选择要发送消息的群,并勾选我已阅读并同意《自定义机器人服务及免责条款》;

  4. 复制出机器人的 Webhook 地址,即可向这个群发送消息。

⚠注意:

  • 自2023年10月16日起,所有群聊均不再支持创建自定义机器人。你需要登录 钉钉开发者后台 ,申请「开发者权限」后,参考 企业内部应用机器人的创建和安装 创建企业内部应用机器人。

  • 如果没有钉钉开发者后台的权限,向所在的企业组织主管理员申请「开发者权限」。

⚠️注意:

  • 在「安全设置」处,必须三选一。建议只勾选 IP 地址(段),配置金数据的三个白名单 IP :

52.82.74.116

52.82.89.22

52.82.100.17

  • 在「安全设置」处如果是选择了「自定义关键词」,那么表单编辑自动化任务的「推送内容」需要包含该关键词,才能推送成功。

2)第二步,创建自动化任务推送到钉钉群。

步骤:触发条件选择「定时触发」,定时周期「每天」,触发时间为「17:00」,执行「发送到钉钉」操作。然后将钉钉群机器人的 Webhook 地址添加到「钉钉机器人 Webhook 地址」中,编辑要发送的内容、设置钉钉中需要提醒成员的手机号。任务配置完成,点击弹窗右上角开关即可开启任务。

⚠️注意:可以输入群内成员钉钉绑定手机号,使用回车或空格区分多个,如果要通知群内所有人,请输入「 @all 」。

发送 Webhook

对于具备开发能力的技术开发人员,需要使用 Webhook 功能将数据以 JSON 格式推送到第三方服务器,也可以使用自动化实现。点击查看 Webhook 功能介绍

1)第一步,在自动化设置窗口点击「新建任务」,选择触发条件并点击确认。

2)第二步,选择「发送 Webhook 」,粘贴 HTTP POST 地址,并插入需要推送数据的字段。任务配置完成,点击弹窗右上角开关即可开启任务。


三、管理自动化任务

1)自动化任务配置完成之后,点击任务页面右上角的椭圆形按钮快速开启/关闭当前自动化任务。

2)在任务列表页,点击任务右侧的三个点,可以编辑、复制、删除此任务以及查看日志。

3)自动化任务的执行被精准地记录到「执行日志」中,你可以查看执行的状态及详细信息。


常见问题

企业微信的群聊为什么无法配置群机器人?

  • 外部群聊暂不支持添加群机器人。

  • 群聊开启了仅群主管理,只有群主有添加机器人入口,群管理员和群成员则无添加机器人入口。

  • 管理员把「管理后台-应用管理-机器人」应用停用后,则群聊中无法添加机器人。

  • 管理员在「管理后台-应用管理-机器人」开启了「限制创建机器人」后,需白名单内的成员支持添加群机器人。

案例应用

「填表后自动给提交者发送自定义短信」

「审核数据后,给不同人员触发不同的短信」

「设置每年自动触发生日祝福短信」

资费介绍

免费版

专业版

专业增强版

企业基础版

企业协作版

企业高级版

单表单自动化任务设置上限

10

10

10

20

30

50

发短信(免费版不支持购买短信)

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发邮件(免费版不支持购买邮件)

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发送到企业微信群机器人

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发送到 Webhook

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发送符合条件的修改数据

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发送到钉钉

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发布日期:2023年06月08日
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