自动化：对指定人员/群自动发送通知

我们在工作中时常面临一些问题，比如：

• 当有新的流程审批发起时，如何迅速通知相关人员；

• 当数据被修改时，马上第一时间通知相关人员；

• 当流程化工作开展时，如何在上一环节结束后立刻通知并推动下一环节接手；

• 按周期重复的工作，如何自动开展，而不是定时提醒我来做。

   

你可以在表单右上角点击「自动化」按钮，在弹出的自动化窗口中选择适合的模板设置自动化任务。设置符合一定条件时通过短信、邮件、钉钉/企业微信群机器人和 Webhook 的方式进行数据题型和推送。

一、选择触发条件

触发条件是指：告知系统在什么条件下触发此自动化任务。

预设触发条件包括：新增数据、修改数据、数据中的日期(时间）相关、自然时间到达等。

满足触发条件后，才能触发后续的发送短信、发邮件、发送钉钉/企业微信群和Webhook 数据推送。

新增数据

触发时机：

• 用户通过表单页面提交新数据时

• 管理员在表单后台「数据」页面手动添加数据时

典型应用场景：

• 预约管理： 客户提交预约申请后，自动通知相关服务人员

• 活动报名： 参与者报名成功后，推送活动详细信息和注意事项

• 订单处理： 新订单生成时，通知仓库准备发货

• 咨询反馈： 收到用户咨询时，提醒客服人员及时处理

配置说明： 选择此触发条件后，每一条新数据都会触发推送，无需设置额外条件

修改数据

• 符合条件的数据产生变更：

  • 配置路径：数据范围选择「符合条件的数据」，「设置匹配条件」中选择表单中的字段

  • 触发时机： 已有数据被修改后，如果修改后的数据满足预设条件，则触发推送。这通常用于状态流转的场景。

  • 重要说明：

    • 系统会对比数据修改前后的状态

    • 只有从「不满足条件」变为「满足条件」时才触发

    • 如果修改前后都满足条件，不会重复触发

  • 典型应用场景：

    • 审批流程： 状态从「待审核」变为「已通过」时，通知申请人

    • 订单发货： 订单状态从「待发货」变为「已发货」时，发送物流信息

    • 任务分配： 任务负责人变更时，通知新的负责人

    • 等级升级： 会员等级提升时，发送升级祝贺和新权益说明

• 一条数据中任一字段修改时触发推送：

  • 配置路径：数据范围选择「全部」

  • 触发时机： 当表单中的任意一条已存在数据发生修改时触发，包括：

    • 用户修改自己提交的数据

    • 管理员在后台编辑数据

    • 通过 API 接口更新数据

  • 典型应用场景：

    • 订单跟踪： 订单状态更新时通知客户

    • 信息变更： 员工修改个人信息后通知 HR 部门

    • 进度更新： 项目进度变化时通知相关人员

  • 配置说明： 系统会监测所有字段的变化，数据页面任何字段值的改变都会触发推送。

表单包含支付

对于配置了微信支付功能的表单，当数据已支付/超时未支付，并满足特定条件时可使用该触发条件。

比如：支付成功通知财务、超时未支付就通知填表人重新填写表单再次支付。

基于数据中的日期

当数据中包含日期字段时，我们可以设置和这个日期相关的条件，就像给每条数据设定了闹钟，以便于在特定时间，触发相关动作。 比如：在每年员工、客户生日当天发送祝福。

定时触发

一个基于自然时间的触发条件，时间到达自动触发。适用于周期性的重复任务，设定按每天、每周几、每月几号触发。 比如：设置每月 1 日开月度会议，每周五下午五点写周报等。

二、选择执行动作

执行动作是指：在触发条件满足的情况下进行的动作。当前可支持的执行动作包括：发送短信、发送邮件、发送到钉钉、发送到企业微信、发送 Webhook。

发送短信/邮件

示例背景：公司举办座谈会发布报名表，对填写报名表的人员发短信/邮件，通知座谈会地点。

1）在自动化设置窗口点击「新建任务」，触发条件选择“新增数据”，点击保存按钮。

2）第二步，选择短信/邮件触发，编辑需要发送的短信/邮件内容，点击保存按钮。在「自动化」中创建短信/邮件任务和 填表后自动发短信、邮件 功能操作设置类似。

⚠️ 注意：

1.如果需要给填写者发短信或邮件，请先在表单编辑页面添加「手机」或「邮箱」字段。

2.短信/邮件推送会消耗套餐中的短信/邮件量，点击查看不同套餐版本支持的用量。

3.表单数据页面，点击「添加数据」，手动添加的数据会触发新增数据提醒任务；通过「 Excel 导入」的数据，不会触发新增数据提醒任务。

3）自动化设置短信任务的视频教程。

4）自动化设置邮件任务的视频教程。

发送到企业微信

示例背景：员工填写请假表单后，系统自动将请假内容发送到企业微信群里，并提醒直属上级及时处理。

1）第一步，先在企业微信群里创建一个企业微信机器人，并获取机器人的 Webhook 地址。

如下图所示，在 PC 端或移动端，打开一个内部群聊（外部群不支持）去创建机器人，机器人添加完成后就显示对应的 Webhook 地址。

2）第二步，创建自动化任务推送到企业微信群。

步骤：触发条件选择「新增数据」，执行「推送到企业微信」。然后将企业微信群机器人的 Webhook 地址添加到「企业微信 Webhook 地址」中，编辑要发送的内容、设置企微中需要提醒成员的手机号。任务配置完成，点击弹窗右上角开关即可开启任务。

⚠️ 注意：可以输入群内成员企业微信绑定手机号，使用回车或空格区分多个，如果要通知群内所有人，请输入「 @all 」。

发送到钉钉

示例背景：工作日每天下午 17 点，用企钉钉群机器人发消息提醒团队成员写工作日报。

1）第一步，先在钉钉群里创建一个群机器人，并获取机器人的 Webhook 地址。

选择需要添加机器人的群聊，如下操作：

1. 依次点击「群设置——机器人——添加机器人」；

2. 选择「自定义机器人」后，输入你为机器人设定的名字；

3. 选择要发送消息的群，并勾选我已阅读并同意《自定义机器人服务及免责条款》；

4. 复制出机器人的 Webhook 地址，即可向这个群发送消息。

⚠️ 注意：

• 自2023年10月16日起，所有群聊均不再支持创建自定义机器人。你需要登录 钉钉开发者后台 ，申请「开发者权限」后，参考 企业内部应用机器人的创建和安装 创建企业内部应用机器人。

• 如果没有钉钉开发者后台的权限，向所在的企业组织主管理员申请「开发者权限」。

• 在「安全设置」处，必须三选一。建议只勾选 IP 地址（段），配置金数据的三个白名单 IP ：

52.82.74.116

52.82.89.22

52.82.100.17

• 在「安全设置」处如果是选择了「自定义关键词」，那么表单编辑自动化任务的「推送内容」需要包含该关键词，才能推送成功。

2）第二步，创建自动化任务推送到钉钉群。

步骤：触发条件选择「定时触发」，定时周期「每天」，触发时间为「17:00」，执行「发送到钉钉」操作。然后将钉钉群机器人的 Webhook 地址添加到「钉钉机器人 Webhook 地址」中，编辑要发送的内容、设置钉钉中需要提醒成员的手机号。任务配置完成，点击弹窗右上角开关即可开启任务。

⚠️ 注意：可以输入群内成员钉钉绑定手机号，使用回车或空格区分多个，如果要通知群内所有人，请输入「 @all 」。

发送 Webhook

利用我们的 Webhook 功能，你可以轻松地将数据以 JSON 格式实时推送至你选择的第三方服务器。此功能专为具备一定编程技能的用户设计，以实现数据的自动化传输和处理。如果你对开发有一定了解，欢迎 探索 Webhook 的强大功能。

1）第一步，在自动化设置窗口点击「新建任务」，选择触发条件并点击确认。

2）第二步，选择「发送 Webhook 」，粘贴 HTTP POST 地址，并插入需要推送数据的字段。任务配置完成，点击弹窗右上角开关即可开启任务。

三、管理自动化任务

1）自动化任务配置完成之后，点击任务页面右上角的椭圆形按钮快速开启/关闭当前自动化任务。

2）在任务列表页，点击任务右侧的三个点，可以编辑、复制、删除此任务以及查看日志。

3）自动化任务的执行被精准地记录到「执行日志」中，你可以查看执行的状态及详细信息。

常见问题

企业微信的群聊为什么无法配置群机器人？

• 外部群聊暂不支持添加群机器人。

• 群聊开启了仅群主管理，只有群主有添加机器人入口，群管理员和群成员则无添加机器人入口。

• 管理员把「管理后台-应用管理-机器人」应用停用后，则群聊中无法添加机器人。

• 管理员在「管理后台-应用管理-机器人」开启了「限制创建机器人」后，需白名单内的成员支持添加群机器人。

案例应用

点击查看自动化功能的案例：

「填表后自动给提交者发送自定义短信」

「审核数据后，给不同人员触发不同的短信」

「设置每年自动触发生日祝福短信」

资费介绍

自动化的资费介绍如下：