企业内/外部协作与账号权限管理

对于企业而言,高效便捷的协作与数据资产的安全性同等重要,基于此我们向企业套餐引入了「主账户+企业成员」的概念。

企业主账户可添加多个企业成员协同管理内部数据资产,此方式改变了依靠「分享账号和密码」这种传统不安全的协作方式,同时在个人套餐「团队协作」功能的基础上,可进一步细化数据权限,解决部门内部和跨部门间数据共享与流转的难题。企业各成员和主账户互相独立,看不到对方账号内的任何表单、数据。


企业成员角色区别

基于企业成员,我们提供管理员 、协作者和查看员三种角色。 企业中的关键资源可由管理员进行配置,企业成员按权限共享数据,且所有企业成员共享企业套餐资源。

权限

管理员

协作者

查看员

企业设置

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管理企业成员

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查看企业操作日志

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添加新短信模板

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企业共享表单设置

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创建表单

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添加企业成员

有 3 种添加企业成员的方式,链接邀请、账号邀请、外部联系人转换。优先推荐将邀请链接发送给同事,点击加入企业。

1)链接邀请:企业主账号或企业成员管理员可点击右上角「邀请新成员」,复制链接发给同事,同事点击后即可注册或登录金数据账号,成为企业成员。

此处链接默认身份为「企业协作者」,如果需要选择身份为「企业管理员」「企业查看员」,可点击橙色按钮前往,或在右上角「系统设置-成员权限-企业成员」处,点击「邀请新成员」,开启链接邀请按钮,选择对应的身份后复制邀请链接。

2)账号邀请:在「系统设置-成员权限-企业成员」处点击邀请新成员后,可在上方输入框中输入受邀人账号绑定的手机号/邮箱,选择账号,发送邀请短信/邮件。如需邀请多位成员同时加入,可输入对方账号,选择身份后再输入下一个账号。

⚠️注意:

当邀请账号超出当前账户剩余子账户数量时,页面将提示「当前最多能邀请 xx 个新成员,请删除多余账户,或购买子账户」。

3)外部联系人转换:在「系统设置-成员权限」处,切换到「外部联系人」页面即可看到在表单中以「外部联系人」身份加入了表单协作的列表, 可以点击「操作」将其转化为企业成员或移除外部联系人。也可以在单个表单的「设置-团队协作」处,将外部联系人进行转换,仅有企业主账户、企业成员管理员(并是表单管理员)有权限将外部联系人转换为企业成员(钉钉版和企业微信版不支持)。

选择「移除外部联系人」时,移除的同时会将该外部联系人协作的表单同步移除。

企业成员管理

企业主账户或企业成员管理员可以修改其他企业成员的权限、账号状态及修改成员名称。如果出现人事变动,可立即禁用或删除企业成员。

  • 修改身份:如当前身份不满足使用需求,可在「系统设置-成员权限-企业成员」处找到对应成员,点击操作,切换其身份。

  • 修改成员名称:如企业成员未在「系统设置-企业身份」处设置正确的名称,企业主账户或企业成员管理员可点击「编辑成员」,修改其姓名。

  • 禁用企业成员:如成员的工作有短暂变动,后续可能会恢复,或将账号转交给其他同事,可操作其账号禁用,禁用后可再次启用其账号,禁用期间其账号下数据不会被删除,启用后可重新查看,但禁用期间其名下表单不可收集数据。当企业成员被禁用后,其加入协作的表单中「团队协作——成员列表」处会显示该协作账户是禁用状态。禁用状态下的企业成员不占用席位。

  • 删除企业成员:当企业内企业成员离职,可以删除企业成员,以防敏感信息泄漏或丢失。删除后其名下表单及数据会自动收回到企业拥有者账户下,以文件夹形式存在,如有其他企业成员接手其工作,可将文件夹共享给新成员。

共享文件夹

如果你有业务文件夹要共享给同事,可以将对方添加为企业成员后操作。共享后,在文件夹内新建表单、移动表单到文件夹内,协作者都可以实时查看到。

  • 共享给企业成员:点击后,可以设置允许哪些企业成员加入协作,协作身份可以选择「管理员/查看员」。不允许哪个企业成员协作,就设置为「无权限」。

  • 共享给企业:支持一键共享文件夹给企业所有成员,新加入的企业成员也将被自动共享,协作身份可以选择「管理员/查看员」。

自定义角色权限

在表单的「设置——团队协作」处可以添加同事为表单管理员/数据管理员/数据查看员,但是他们可以查看到数据页面所有的数据。想要针对不同的人,看到不一样的数据范围,可以使用自定义角色权限实现。常用的场景有:学校内对不同年级/班级的老师设置不同的数据权限、企业内对不同部门人员设置不同的数据权限等。

示例场景:比如小金公司发布各个地区的问卷调研,收集到数据后,需要将华东区负责人、华南区负责人添加为表单协作者,他们只能看到自己区域的数据,看不到对方区域数据,设置步骤如下。

1)先添加华东区负责人、华南区负责人为企业成员,企业成员角色为管理员/协作者/查看员均可。

2)在表单编辑页面,添加一道选择题,选项是华东区、华南区。可在发布表单之前就添加上,让填表人选择;或将题目设置为隐藏,收集到数据后,表单创建者在数据页面修改每条数据属于哪个区;或通过 扩展属性 预填写 的方式发布表单,将区域信息自动带入数据中。

3)在表单「设置——团队协作——角色权限列表」页面,点击「创建新角色」。

4)创建华东区负责人角色,设置他能查看的数据范围等于华东区,还可以勾选他能对表单中哪些字段可以编辑、导出等权限,更加精细化管理数据。同理,也创建华南区负责人角色。

5)创建完成后,在表单「设置——团队协作——成员列表」,通过链接或账号进行邀请时,即可选择其协作角色。

6)邀请协作成功后,华东区负责人、华南区负责人分别登录自己账号,进入协作表单数据页面,只能看到自己区域的数据,无法看到其他区数据。

常见问题

1)我邀请通过账号邀请的方式邀请同事加入企业成员了,他如何进入企业?

受邀人会收到邀请短信/邮件,点击内容中的邀请链接后登录/注册账号加入企业。加入后登录自己的金数据账号,点击「头像——切换账号」,可以切换到企业成员身份。

2)什么是外部联系人?可以添加多少个?

当企业成员创建表单后,邀请非企业成员加入表单协作,其就为外部联系人。企业套餐不限制外部联系人数量,但不可限制外部联系人可操作的字段或数据范围,如需限制其只看到部分数据,建议将其转化为企业成员,设置自定义角色。

3)外部联系人可以加入自定义角色吗?

「外部联系人」角色仅支持系统内提供的表单管理员、数据维护员、数据查看员三个角色,不支持自定义角色。自定义角色只能选择已加入表单协作的企业成员。

4)为什么我没有导出数据按钮?

为了数据安全,外部联系人默认无导出数据权限,如需设置,需表单创建者或管理员在「设置-团队协作」处,点击角色变更,勾选「允许外部联系人导出数据」。

5)我是表单管理员,为什么不能添加协作成员呢?

为了保障企业内部数据安全,表单协作的「外部联系人」无法邀请协作成员。

6)企业成员可以充值账号余额、购买短信包吗?

管理员身份的企业成员可以充值账号余额、购买短信包等,协作者、查看员无法操作。

7)我是企业主账户,企业成员可以使用我买的应用吗?

主账户只需要支付 299 元购买应用,购买后企业成员可以直接使用。幸运大转盘属于表单内功能,需要企业账户支付 599 元购买如果主账户升级企业版之前已经支付 299 元购买幸运大转盘,则需补差价 300 元,企业成员才能使用。

8)企业套餐到期后,企业成员账户是否还可以继续使用?

企业成员为企业版功能,企业套餐到期后,除企业主账户外,其他企业成员无法进入企业身份,无法查看企业账户下表单及数据,且其创建的表单不可继续收集数据,但表单及数据不会被直接删除。如主账户恢复到企业版套餐,其他企业成员可以恢复使用,表单可继续收集数据,可查看过往表单的数据。

9)企业成员离职后如何处理以确保数据安全?

如果此子账号不再使用,可以在电脑网页端登录企业主账号/管理员账号后,到「系统设置—成员权限—企业成员」,操作「禁用/删除该成员」,禁用状态下的企业成员不占用席位,但是表单和数据还在此子账号名下。如果想要子账号下面的数据与表单,可以删除该成员,删除后其名下表单及数据会自动收回到企业拥有者账户下,以文件夹形式存在,如有其他企业成员接手其工作,可将文件夹共享给新成员。

企业成员与团队协作的区别

企业企业成员

团队协作

定义

可邀请其他金数据账号(同事、合作伙伴)成为自己企业下的成员,企业成员可同享企业版功能

可邀请其他金数据账号(同事、合作伙伴)成为自己某一个表单的团队协作者,协作制作、查看数据等功能

账号表单安全(隐私)性

为了隐私保护,企业内各账号之间表单与数据默认不可见。若需共享表单可采用【团队协作】功能,表单除了共享给企业成员亦可共享给外部联系人。

只可见邀请了团队协作的表单,账号内其他表单不可见

可否批量共享

可将多个需要共享的表单放在文件夹里,共享给企业成员

资费说明

免费版

专业版

专业增强版

企业基础版

企业协作版

企业高级版

账户数量

1 个账号
无子账号

1 个账号
无子账号

1 个账号;
无子账号

1 个主账号;
4 个子账号

1 个主账号;
9 个子账号

1 个主账号;
49 个子账号

发布日期:2023年05月17日
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