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企业套餐--团队协作增强之账号与权限管理

一、 邀请团队其他成员成为「企业子账户」

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账户数量 1个账户 1个账户 1个账户 1个主账户 4个子账户 1个主账户 9个子账户 1个主账户 29个子账户

1. 子账户的使用场景

对于企业而言,高效便捷得协同合作与数据资产的安全性同等重要,所以我们向企业套餐引入了「子账户」的概念,改变了依靠「分享账号和密码」这种传统又不安全的协作方式,同时在个人套餐「团队协作」功能的基础上,细化了数据权限,解决部门内部和跨部门之间的数据共享和流转难题。

子账户同属于一个企业,但拥有自己独立的账号密码,可创建属于自己账户下的表单或文件夹。当然,作为企业成员,也可以选择将表单或文件夹共享给企业其他子账户,在【与我共享】里也能看到企业其他子账户共享给自己的表单或文件夹。

2. 管理子账户

作为企业的创建者,你首先得邀请团队成员成为你的子账户,加入到企业中来。 如图所示,登录金数据后,在右上角头像左侧点击 设置——用户权限——子账户——添加子账户。输入同事的手机或邮箱地址,对方会在短信或邮箱内收到邀请函,点击加入即可成为你企业内的子账户。

基于子账户,我们提供 管理员协作者 两个角色。 企业中的关键资源由管理员进行配置,子账户按权限共享数据,且所有子账户共享企业套餐资源。我们来看看他们的权限区别和设置建议:

权限 管理员 协作者
企业设置 ✔️
管理子账户 ✔️
查看企业操作日志 ✔️
添加新短信模板 ✔️ ✔️
企业共享表单设置 ✔️ ✔️
设置建议 企业主、公司管理层等具有企业管理权限的人设置为管理员 项目负责人等不需要管理企业、但需要管理表单的人设置为协作者

如果出现人事变动,可立即禁用或删除子账户,以防敏感信息泄漏或丢失。

3. 共享文件夹

相较于个人套餐中单个表单之间的共享,企业套餐还支持共享文件夹。一次操作,便可将其中的表单和子文件夹共享给子账户。无论是表单设置更新,新增数据提醒,文件夹中的内容都将实时更新。

4. 设置行级数据权限

基于表单,除了默认的三种权限:表单管理员、数据管理员和数据查看员,企业套餐还可以自定义表单中哪些字段可以允许什么操作(查看、新增、修改或删除)。比如,对于表单《员工转正评估审批表》,HR 希望各部门经理只能查看自己部门的新人数据,并填写转正意见。我们可以到表单 设置——协作与权限——权限与角色列表——新建角色,为每个部门经理设置可操作的数据范围,并勾选相关字段的操作权限。

然后,在 协作与权限——用户列表——添加成员中将表单共享给各部门经理时,即可选择刚刚创建的角色。

而且,「数据」页面详细记录了数据的修改、删除、恢复和导出相关信息,方便出现疑问时进行追溯和复盘。

二、邀请团队外人员成为「外部联系人」

1. 外部联系人的使用场景

除子账户外,金数据还提供了强大的外部人员协作功能。当企业与第三方有合作项目时,对方需要用到企业内部相关数据,但没必要邀请其加入企业,外部人员协作功能就能帮你轻松解决。

企业套餐中,我们引用「外部联系人」概念,帮你更好得解决企业内外的协作行为。外部协作目前不限制席位数量,你可以根据情况邀请协作成员。

注意:「外部联系人」角色仅支持系统内提供的表单管理员、数据维护员、数据查看员三个角色,不支持自定义角色,即不支持子账户的行级数据权限功能

2. 邀请外部联系人

首先,我们的目标外部联系人必须要有金数据账户。然后到表单设置页面——团队协作——添加成员,输入手机号或者邮箱,邀请其成为外部联系人。在这里也可以设置其协作角色以及导出数据、发送短信/邮件的权限。

注意:「外部联系人」发送短信/邮件消耗的是表单创建者的短信量/邮件量

三、角色权限列表

以下是系统内提供的角色权限列表,你可以根据工作中实际业务需求,赋予协作者不同的角色权限。

更多内容,可前往观看视频教程(ps:复制链接在微信中打开观看效果更佳哦~)

企业版咨询请拨打客服电话:400-623-1935(工作日9:30-18:30)

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