核心价值：Documentation Index
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- 👥 多人协同：多个用户共同管理一个表单；
- 🔐 权限分级：系统角色 + 自定义权限（企业版）；
- 🔄 所有权转移：支持表单在账户间转移；
- 📱 全端支持：PC、移动端、小程序均可操作。
添加表单协作成员
前置准备
- ✅ 被邀请人已注册金数据账号；
- ✅ 了解不同角色权限差异；
- ✅ 确认是否为外部人员。
步骤1：进入协作设置
步骤2：选择角色身份生成邀请链接
- 开启「通过链接邀请」；
- 选择权限角色；
- 复制链接发给被邀请人；
- 对方点击链接加入该表单协作。
提示：关闭链接重新开启，原链接会自动失效。
步骤3：设置协作权限
角色权限对比：
| 权限项 | 表单管理员 | 数据维护员 | 数据查看员 |
|---|---|---|---|
| 页面访问 | |||
| 表单编辑页面 | ✅ | ❌ | ❌ |
| 表单设置页面 | ✅ | ❌ | ❌ |
| 表单发布页面 | ✅ | ❌ | ❌ |
| 表单数据页面 | ✅ | ✅ | ✅ |
| 表单报表页面 | ✅ | ✅ | ✅ |
| 表单操作 | |||
| 编辑表单内容 | ✅ | ❌ | ❌ |
| 复制表单 | ✅ | ❌ | ❌ |
| 删除表单 | ✅ | ❌ | ❌ |
| 表单数据操作 | |||
| 查看数据 | ✅ | ✅ | ✅ |
| 修改数据 | ✅ | ✅ | ❌ |
| 删除数据 | ✅ | ✅ | ❌ |
| 导出数据 | ✅ | ✅ | ✅ |
| 下载报表 | ✅ | ❌ | ❌ |
| 表单成员管理 | |||
| 添加表单成员 | ✅ | ❌ | ❌ |
| 删除表单成员 | ✅* | ❌ | ❌ |
| 修改权限 | ✅ | ❌ | ❌ |
注意：表单管理员不能移除表单创建者。
表单团队协作 3 种权限说明
| 角色 | 页面访问权限 | 表单操作权限 | 数据操作权限 | 成员管理权限 |
|---|---|---|---|---|
| 表单管理员 | 可访问表单所有页面：编辑、设置、发布、数据和报表。 | 可复制、删除、编辑和设置表单。 | 可查看、修改、删除和导出数据，可下载报表。 | 可添加新成员、删除已有成员，或更改成员角色。可自行离开表单，可修改自己的角色。 |
| 数据维护员 | 仅限访问：数据、报表。 | 不可复制、删除、编辑和设置表单。 | 可查看、修改、删除和导出数据，不可下载报表。 | 不可管理任何成员，可自行离开表单。 |
| 数据查看员 | 仅限访问：数据、报表。 | 不可复制、删除、编辑和设置表单。 | 仅可查看和导出数据，不可下载报表，不能删除数据。 | 不可管理任何成员，可自行离开表单。 |
变更角色权限变更或移除
步骤一：进入表单团队协作页面
- 路径 1：表单页面 → 右上角「协作」按钮；
- 路径 2：表单设置 → 团队协作 。
步骤二：变更账户权限/移除协作
找到对方账户点击「操作」 → 选择「角色变更」或者「移除」。
表单外部协作者说明
表单外部协作者定义：企业账户创建的表单，共享给非本企业的金数据用户时，该用户将被标记为「外部俩联系人」。 权限特征：- 可分配三种系统角色；
- 默认限制：不能导出数据和附件、不能发送短信/邮件；
- 安全机制：需手动开启敏感权限；
-
开启权限步骤：
-
进入「团队协作」页面→找到外部协作者→点击「操作」→「变更角色」→勾选需要开启的权限：
- □ 允许外部联系人导出数据
- □ 允许外部联系人在数据页面发送短信/邮件
-
进入「团队协作」页面→找到外部协作者→点击「操作」→「变更角色」→勾选需要开启的权限：
共享表单文件夹
企业基础版及以上版本功能；如果你有业务文件夹要共享给同事，可以将对方添加为企业成员后操作。共享后，在文件夹内新建表单、移动表单到文件夹内，协作者都可以实时查看到。
共享给企业成员
点击后，可以设置允许哪些企业成员加入协作，协作身份可以选择「管理员/查看员」。不允许哪个企业成员协作，就设置为「无权限」。共享给企业
支持一键共享文件夹给企业所有成员，新加入的企业成员也将被自动共享，协作身份可以选择「管理员/查看员」。文件夹权限说明
文件共享给企业成员后，文件内对应的表单协作权限会继承文件夹权限，继承关系如下：- 管理员：文件夹内所有表单都被自动设置为「表单管理员」；
- 查看员：文件夹内所有表单都被自动设置为「表单数据查看员」。
移动端添加表单协作
在微信小程序添加表单协作成员
- 打开金数据小程序并登录；
- 进入「表单」→「我的表单」；
- 选择目标表单；
- 点击「协作」→「邀请」；
- 分享邀请链接。
在金数据 App 添加表单协作成员
- 打开 App 并登录；
- 点击底部「表单」；
- 选择目标表单；
- 点击「团队协作」→「右上角人像图标」→「开启邀请链接」→「设置成员身份」→「复制链接/分享链接」给受邀人。
移动端填写协作限制
- 默认添加为「数据维护员」权限；
- 修改权限需在 PC 端操作；
表单团队协作其他常见使用方法介绍
表单模板共享
问题：如何共享表单模板但不共享数据？ 解决方案：- 复制原表单（不含数据）；
- 添加同事为新表单的「表单管理员」；
- 同事可再次复制并独立使用；
- 各自收集的数据相互隔离。
编辑锁机制
功能：防止多人同时编辑造成冲突，系统自动开启无法关闭。 工作原理：- 编辑不同数据序号 → 可同时操作；
- 编辑相同数据 → 后访问者等待；
- 自动释放超时锁定。
批量表单共享（企业版）
- 创建文件夹；
- 移入需共享的表单；
- 文件夹整体共享；
- 统一权限管理。
转移表单所有权
同事离职需要交接，可以通过转移表单所有权实现。表单从账号 A 转移到另一个账户 B 后，表单链接和二维码不变；如果表单配置了微信支付、使用自己的服务号收集用户信息，微信服务号配置不会同步到账号 B 中。 个人账户下的表单支持转移到企业账户或个人账户；为了企业数据安全，企业账号下的表单只能转移到当前企业账户。前置准备
✅ 被邀请人已注册金数据账号 ✅ 目标用户已被邀请到该表单的成员列表中（企业版无需做此操作）操作路径
- PC 端进入该表单编辑页面；
- 设置——团队协作——成员列表——创建者账户后点击「操作」——转移所有权——输入目标账户（完整邮箱或手机号）——确认。
查看转移记录
可在「个人中心——日志——表单操作日志——转移所有权」查看表单转移记录，转移动作不可撤回。
表单团队协作常见问题
Q1：企业协作者能否成为表单管理员？
答：可以。企业协作者创建表单后，可以邀请任何金数据账户成为该表单的管理员。企业成员身份只决定能否创建表单，不影响被邀请的协作权限。Q2：企业查看员可以管理表单吗？
答：企业查看员自己不能创建表单，但可以被其他人邀请成为表单管理员，获得完整的表单管理权限。Q3：什么情况下会被标记为外部联系人？
答：当企业账户的表单共享给非本企业的用户时，系统自动标记为外部联系人，并施加额外的安全限制。Q4：为什么协作者看不到导出按钮？
答：可能是外部协作者身份。检查方法：- 查看是否有「外部联系人」标记；
- 表单创建者在协作设置中开启导出权限。
Q5：表单管理员可以删除表单创建者吗？
答：不可以。表单管理员拥有几乎所有权限，但不能移除表单创建者，这是唯一的权限限制。Q6：如何退出协作表单？
答：表单管理员：进入表单 → 协作 → 找到自己 → 操作 → 离开；其他角色：联系表单创建者或管理员移除Q7：移动端点击邀请链接没反应？
答：需要先登录金数据小程序/App，再点击邀请链接。建议操作顺序：- 打开金数据小程序/App ；
- 登录账号；
- 返回聊天界面点击链接。
Q8：协作表单的资源消耗算谁的？
答：| 资源类型 | 计费归属 | 说明 |
|---|---|---|
| 数据量 | 表单创建者 | 所有提交的数据 |
| 附件量 | 表单创建者 | 上传的所有附件 |
| 自动短信/邮件 | 表单创建者 | 表单设置的自动发送 |
| 手动短信/邮件 | 表单创建者 | 在数据页面手动发送 |
| 付费字段 | 表单创建者 | 商品字段等付费功能 |
Q9：免费版创建者，付费版管理员，能用付费功能吗？
答：不能。付费功能的使用权限跟随表单创建者的套餐。管理员可以添加付费字段，但发布时会提示创建者升级套餐。Q10：删除表单会影响所有协作者吗？
答：是的。表单删除后，所有协作者都将失去访问权限。删除操作不可恢复，请谨慎操作。「企业成员」和「表单协作」重要概念澄清
团队协作是表单层面的权限管理，与企业成员（账号层面）是两个独立的概念体系。企业成员 vs 表单协作者
⚠️ 关键区别：这是两个完全不同层级的权限体系，请务必区分。
企业成员（账号层级）
企业购买的子账户席位，决定账号的基础能力：| 成员类型 | 定义 | 核心权限 |
|---|---|---|
| 企业管理员 | 企业最高权限账号 | • 管理企业设置 • 创建/管理子账户 • 创建自己的表单 • 查看企业数据 |
| 企业协作者 | 普通工作账号 | • 创建自己的表单 • 管理自己的表单 • 无企业管理权限 |
| 企业查看员 | 只读账号 | • 不能创建表单 • 仅查看他人共享的表单 • 无创建和管理权限 |
表单协作者（表单层级）
针对特定表单的操作权限，与企业成员身份无关：| 协作角色 | 权限范围 | 使用场景 |
|---|---|---|
| 表单管理员 | 完整管理权限（除移除创建者） | 共同管理表单 |
| 数据维护员 | 数据增删改查 | 数据处理人员 |
| 数据查看员 | 仅查看数据 | 领导审阅、数据分析 |
| 自定义角色 | 灵活配置（企业版） | 精细化权限控制 |
示例说明
- 张三是「企业协作者」（账号身份） → 可以创建表单；
- 张三创建了表单 A ；
- 张三可以邀请李四（企业查看员）成为表单 A 的「表单管理」；
- 虽然李四不能创建表单，但可以完全管理表单 A 。
表单团队协作应用场景
场景一：部门间协作
需求：销售部创建订单表，财务部需要查看数据- 方案：添加财务同事为「数据查看员」；
- 效果：财务实时查看订单，无需反复沟通。
场景二：外包项目管理
需求：企业 A 的项目表单，需要外包公司 B 协助收集-
方案：
- 企业 A 员工创建表单；
- 添加公司 B 员工（自动标记为外部协作者）；
- 分配「数据维护员」权限；
- 根据需要开启导出权限。