客户管理

客户管理是独立于表单的功能模块,你可以将特定的表单绑定到客户管理来实现指定人群反复填表的需求,搭建员工考试、设备巡检、校务管理、学员管理之类的系统级业务平台。

比如,下图中的 小金学院的校务系统,只有本学院学生可登录该系统,进行请假、活动报名、场地预约、投递简历、业务办理、查询信息等一系列事务。下面我们将以搭建这个系统来讲解客户管理模块。


一、 创建客户群组

客户管理系统的目的是让指定人群填写指定表单。示例中的小金学院校务系统,填表人是本学院学生,第一步,我们先为本院学生创建一个群组。

1. 开始创建

登录金数据后,前往顶部 客户管理 页面,点击左上角「+创建」按钮。

⚠️ 注意:如果你没看到「+创建」按钮,原因可能是:

  • 你当前使用的不是标准版,而是企业微信版,已基于企业组织架构生成了一个默认群组,不支持新建;

  • 你当前是企业套餐的协作者,不是管理员,不具备创建新群组的权限。

2. 关联客户信息表

本案例中,我们需要有一个表单来承载本学院学生的基本信息,如姓名、学院、年级、学号、手机号码等。将这样的客户信息表关联到客户管理模块,作为登录此系统的身份凭证,即,只有这个表单里的客户才能登录系统。

目前我们提供 2 种方式进行关联:

  • 新建信息表收集客户信息:系统将自动生成一个空表单,用来保存客户的注册信息

  • 从我的表单导入客户信息:使用已经存有数据的表单

 

3. 设置客户 ID 和其他信息字段

「客户 ID」即 UserID,具备唯一性。目前支持设置为客户 ID 的字段有手机号码单行文字(可用来收集身份证号、工号、学号等)和邮箱。不支持姓名字段是因为可能存在同名的情况时,系统会将两个同名的人识别为同一个「客户」。

添加或勾选后其他字段作为客户信息后,作为该系统管理员,你可以在后台看到这些信息;作为客户,他可以在登录系统后,从个人信息中查看到。

 

4. 设置客户身份验证方式

客户登录系统时,你可以选择以下 3 种方式来验证他的身份:

  • 手机号登录:即「手机号+验证码」的登录方式,安全性最高。验证码短信消耗套餐内短信量;

  • 双字段登录:选择客户信息中任意两个字段的组合进行登录,比如「学号+身份证号码」,只有同时正确填写这两个字段,才能登录;

  • 仅微信登录:如果客户信息表中收集了微信 OpenID,在微信中进入系统时,无需登录,自动进入

⚠️ 注意:如果你没看到「仅微信登录」选项,意味着你的客户信息收集表未开启微信信息收集,或者开启了,但尚无数据从微信中填写进来。


二、绑定业务表单

由指定人群组成的群组创建完成后,这一步我们将需要他们填写的指定表单绑定过来。

1. 选择绑定的表单

创建群组后,即可在群组列表页面选择需要绑定的表单;或点击群组名进入概述页面操作。

 

2. 设置填写人范围

绑定表单时,你就可以设置群组中谁可以填写,以及是否需要此时就设置该表单的定向发送相关的信息。

 

3.设置提交表单后返回群组

作为表单管理员,当表单绑定了群组时,可以在表单的「设置-提交数据后-填写者填写数据后-其他设置」页面设置「向填表者展示“返回群组”的按钮」。


三、审核后加入门户

通过门户表单注册后,在客户列表可以查看到所有人员信息。如果需要审核后才能加入门户,可以按照以下步骤设置:

(1)在表单中添加单项选择,选项为审核通过、不通过,并隐藏该字段。

(2)在客户管理群组的「客户列表」设置「修改客户生成规则」,审核状态题等于审核通过。

以上步骤设置完成,别人注册后不会直接进入门户,需要表单创建者去门户表单数据审核通过,方可重新登录进入。


四、设置登录门户

1.登录界面 —— 系统入口设置

⚠️注意:

  • 当勾选了「允许新客户在此页面注册」后,作为填表人,可以通过微信登录注册成为客户。

  • 短信签名可修改,登录界面标题及链接文案均可自定义。

  • 可设置双字段登录,例如同时让填表人输入姓名、手机号。

  • 不同的身份验证方式,要求在导入创建该客户群组时,确保有相关的字段和信息,如手机字段和开启了微信收集信息。

  • 如群组信息同时有微信 OpenID 和手机号,在微信中打开会自动识别 OpenID 登录,无需再次获取验证码。

 

2.工作台

(1)工作台分为待填写、默认分组。 待填写为该群组下待填写的表单;默认分组内可以放置常驻类型「填写表单」和「链接地址」。

 

(2)如果想要门户登录者在工作台,点击查询某个表单的数据,步骤如下。

  • 先去目标表单里创建 对外查询 链接。

  • 然后在群组内工作台点击「添加分组链接」,把对外查询链接粘贴上。

(3)默认分组内的链接可以设置「谁在门户中可以填写和查看」,那么不同身份的群组成员在工作台页面可以看到不同的表单。

企业管理员设置视角: 「试听课预约」表单链接设置「部分等于产品部」可见。

「金数据注册入口」链接设置「部分等于客户成功部」可见。

 

(4)工作台页面还可以设置公告,支持不同的人看不同的公告,以便实现针对性的消息推送。封面图片支持自定义,建议尺寸:745px * 86px。

 

⚠️注意:当某个绑定群组的表单限制了填写人员,非填写人员范围的填写者点击该表单,页面会提示「您当前没有访问该表单的权限,请联系表单管理员」。

 

3.换绑微信

  • 绑定微信

当客户信息表设置了「收集用户信息」,且群组设置了「微信登录」,且门户登录者是未绑定微信状态,可以在「基本信息——社交账号」处绑定微信。后续可以使用微信一键登录门户。

  • 解绑微信

当客户信息表设置了「收集用户信息」,且群组存在多个客户 ID(除微信之外,必须存在另一个客户 ID 且有值), 且门户登录者的微信信息不为空时,可以在「基本信息——社交账号」处解绑微信。


五、定向发送、查看回收率、催填等

1. 定向发送

在表单「发布-定向发送」页面,可以通过短信的方式针对某一特定人群发起推送让其填写。

⚠️注意:短信由金数据代发, 无法修改短信签名及内容,会消耗账户内的短信量(每 67 个字消耗一条短信,一个英文字符为一个字)。

2. 查看回收率

你可前往查群组看到关联的表单填写情况、整体回收率等,且回收率可进行筛选。


常见问题

1. 客户管理系统管理员与企业子账号区别

客户管理系统管理员:(企业微信版中可设)可设置企业填表人的权限角色。

企业子账号:可实现创建表单、限定填写范围等,不支持设置填表人的权限。

2. 填表人在微信打开表单出现 403 报错

是因为原表单更换了获取 OpenID 的微信服务号,建议前往「设置——人群管理」重新调整。

3. 创建填表人群组时,如果以微信 OpenID 作为身份识别信息,则不支持非微信环境中登录填表人系统。

4. 可以在群组 —— 客户列表中批量删除数据,删除后,原客户信息表中数据也会被删除。

5. 作为管理员,可在客户列表中添加客户信息字段 目前支持的字段有:单行文字、多行文字、单项选择、多项选择、下拉框、地理位置、姓名、手机、邮箱、电话、时间、日期、网址、数字、地址。(当前账户不是客户信息表的表单管理员,则不显示「+」)

6.表单定向发送或一键催发之后,你可以在「个人中心—日志—短信邮件日志」中查询客户管理短信记录日志。


案例应用


资费和帮助

任意企业版支持客户管理模块,每个版本支持的客户管理数量不同,超出当前版本的数量后,可升级套餐或以 10元 /人/年 的价格增购,量大从优,可联系你的客户成功经理获取优惠价格。

企业基础版

企业协作版

企业高级版

标准版·客户量

500 人

2,000 人

5,000 人

企业微信版·客户量

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⚠️ 注意:因企业微信版调用组织架构信息,需向企业微信平台支付接口费用,在客户数量上与标准版有差异。另,2022 年 5 月 16 日起,企业微信官方调整接口收费模式,金数据·企业微信版客户管理中客户量将不再随套餐免费赠送,请联系咨询顾问,我们将根据你需要的客户量报价。

发布日期:2023年05月17日
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